Dokumente scannen. KI erkennen lassen. Fertig.
ScanProcess.ai liest gescannte PDFs, Bilder und andere Dokumente aus einem Ordner, erkennt den Inhalt per GPT-4o Vision, benennt sie automatisch und sortiert sie in eine konfigurierbare Ordnerstruktur.
Open Source · Einfach an Ihre Anforderungen anpassbar — wir unterstützen Sie bei Einrichtung, Security-Checks, Support und mehr.
Was ScanProcess.ai für dich erledigt
Vom Scan bis zur fertigen Ablage — vollautomatisch.
KI-OCR mit GPT-4o Vision
Texterkennung auf einem neuen Level. GPT-4o Vision erkennt Inhalte aus PDFs, JPGs, PNGs, TIFFs und weiteren Formaten — auch bei schlechter Scanqualität.
Automatische Benennung
Die KI benennt Dokumente nach konfigurierbaren Regeln: Datum, Dokumenttyp, Absender und Kurzbeschreibung — kein manuelles Umbenennen mehr.
Intelligente Ordnerstruktur
Dokumente werden automatisch in Kategorien einsortiert. Die Ordnerstruktur definierst du per Prompt — die KI ordnet zu.
Fälligkeitserkennung
ScanProcess.ai erkennt Fristen und Fälligkeitsdaten direkt aus dem Dokumentinhalt und zeigt sie im Dashboard an.
E-Mail-Weiterleitung
Verarbeitete Dokumente per E-Mail versenden — mit konfigurierbaren Templates direkt aus dem Dashboard.
Automatischer Scan-Intervall
Quellordner werden regelmäßig geprüft. Neue Dokumente werden automatisch erkannt und verarbeitet — per Cron oder manuell.
So sieht es in der App aus
Echte Screenshots aus ScanProcess.ai — von der Übersicht bis zur Einladung.
Dashboard & Übersicht
Alle Dokumente auf einen Blick: Status, Vorschau, Zielordner, Fälligkeitsdaten und Verarbeitungslogs.
Dokumentenliste
Suche, Filter „Überfällig“, Zielordner und Sortierung. Schnelles Finden inkl. Fristen und Erledigt-Markierung.
Custom Prompts
Benennung und Ordnerstruktur per KI-Prompt — Standard nutzen oder eigene Regeln definieren.
Dokumentenkarte & Fristen
Pro Dokument: KI-Name, Zielordner, Fälligkeit, Erledigt-Markierung. Aktionen: E-Mail, Öffnen, Details.
Mehrbenutzer & Einladungen
Admin- und User-Rollen, Team-Einladungen per E-Mail, 2FA und Magic Links.
Dokumentendetails & Protokoll
Vollständiges Verarbeitungsprotokoll und erkannter OCR-Text pro Dokument.
So funktioniert's
In drei Schritten zur automatischen Dokumentenverarbeitung.
Installieren & Konfigurieren
ScanProcess.ai lokal oder auf eigenem Server installieren. Datenbank (z. B. Supabase), Quell- und Zielordner, OpenAI API-Key konfigurieren — fertig.
Dokumente scannen
Gescannte Dokumente in den Quellordner legen — als PDF, Bild oder anderes Format. ScanProcess.ai erkennt neue Dateien automatisch.
KI verarbeitet & sortiert
GPT-4o Vision liest den Inhalt, benennt die Datei intelligent und legt sie im richtigen Ordner ab. Fristen werden erkannt, Logs dokumentiert.
“Vorher habe ich Stunden damit verbracht, gescannte Dokumente manuell umzubenennen und in Ordner zu sortieren. ScanProcess.ai erledigt das in Sekunden — und die Ergebnisse sind besser als meine eigenen.”
Markus Weber
CEO
ScanProcess.ai in Zahlen
Häufige Fragen
Welche Dateiformate werden unterstützt?
ScanProcess.ai verarbeitet PDF, JPG, JPEG, PNG, TIFF, BMP, WebP und GIF — alle gängigen Scan- und Bildformate.
Brauche ich einen Cloud-Server?
Die App läuft lokal oder auf deinem eigenen Server. Als Datenbank reicht z. B. Supabase (kostenloser Plan) oder eine eigene PostgreSQL-Instanz. Die Dokumentdateien liegen in deinen lokalen Ordnern; nur Metadaten und OCR-Anfragen gehen an Datenbank bzw. OpenAI. Du kannst alles an deine Anforderungen anpassen — die App ist Open Source.
Was kostet die Nutzung?
ScanProcess.ai selbst ist kostenlos nutzbar. Es fallen lediglich Kosten für die OpenAI API an (GPT-4o Vision) — typischerweise wenige Cent pro Dokument. Der Verbrauch wird im Dashboard transparent angezeigt.
Kann ich die Benennung und Ordnerstruktur anpassen?
Ja. Benennung und Ordnerstruktur werden über Prompts gesteuert. Du kannst die Standard-Prompts nutzen oder eigene erstellen und jederzeit wechseln.
Ist die App mehrbenutzerfähig?
Ja. Es gibt Admin- und User-Rollen mit separaten Berechtigungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Magic Links und die Möglichkeit, Teammitglieder per Einladung hinzuzufügen.
Was passiert, wenn die KI-OCR fehlschlägt?
Es gibt einen lokalen Fallback auf pdfjs-dist. Dokumente werden trotzdem verarbeitet und benannt — ohne manuelle Eingriffe.
Wie transparent ist der KI-Verbrauch?
Jedes Dokument protokolliert Token-Verbrauch und geschätzte Kosten. Das Dashboard zeigt den gesamten API-Verbrauch auf einen Blick.
Kontaktieren Sie uns
Hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten — wir melden uns bei Ihnen.